日々利用する社内システム、本当に使いこなせていますか？多くの企業で、複雑化した社内システムが業務の足かせとなっているのではないでしょうか。機能ごとに異なる画面、わかりにくい操作手順、そして頻繁なアップデート。これらは、従業員の生産性を低下させる大きな要因です。そこで、こちらでは既存システムの改修不要で操作を簡略化する方法と、ブラウザ拡張機能のWEBふきだしを活用したガイド設定をご紹介します。
複雑な社内システムの操作に、日々苦労していませんか？社内システムの使いにくさは、従業員の生産性低下や教育コストの増加につながるだけでなく、問い合わせ対応の手間を増大させるなど、さまざまな課題を生み出します。しかし既存システムを改修するには、多大な費用と時間がかかるため、なかなか踏み切れないという企業様も多いでしょう。
そこでおすすめしたいのが、システム改修不要で操作を簡略化する方法です。これらの方法を活用することで、既存システムへの影響を最小限に抑えながら、操作性の改善を図ることができます。社内システムの操作を簡略化する具体的な改善方法をご紹介します。
頻繁に使用する操作には、ショートカットキーを割り当てましょう。ショートカットキーを活用することでマウス操作を減らし、作業効率を向上させることができます。日常的に行う操作にショートカットキーを設定することで、作業時間を大幅に短縮できます。
一連の操作を自動化するマクロ機能を活用しましょう。マクロ機能を使用することで定型的な作業を自動化し、作業ミスを削減することができます。例えば、データの入力や集計、レポート作成など、繰り返し行う作業をマクロに登録することで、作業効率を飛躍的に向上させることができます。
入力ミスを防止するために、入力支援ツールを導入しましょう。入力支援ツールは入力ミスをリアルタイムで検知し、修正を促すことで、データの精度を向上させることができます。例えば、郵便番号を入力すると住所が自動的に入力されるツールや、入力データの形式をチェックするツールなどを導入することで、入力ミスを最小限に抑えることができます。
わかりやすい操作マニュアルを作成し、誰でもアクセスできるようにしましょう。操作マニュアルには基本的な操作方法だけでなく、トラブルシューティングやFAQなども掲載することで、ユーザーの疑問を解消することができます。また、操作マニュアルは常に最新の状態に保ち、必要に応じて更新していくことが重要です。
WEBふきだしを活用することで、複雑な社内システムの操作手順をビジュアル化し、誰でも簡単に理解できるように改善できます。従来のマニュアルのように、文字だけで手順を追う必要はありません。システムの画面上に直接ふきだしを表示させることで、操作手順を直感的に理解することができます。
例えば以下のような業務において、ふきだしによる操作手順のビジュアル化は効果的です。
顧客情報入力画面の各項目に、入力内容の説明やフォーマットをふきだしで表示
受注管理システムの入力フォームに、注文情報の入力手順をふきだしで表示
経費精算システムの各項目に、入力方法や注意点などをふきだしで表示
これらの例のように、ふきだしを活用することで、操作手順を視覚的にわかりやすく示すことができます。特に、新入社員やシステムに不慣れな従業員にとっては大きな助けとなるでしょう。また、操作ミスや問い合わせ数の減少にもつながり、業務効率化に貢献します。
社内システムの操作に戸惑う従業員をサポートするため、ブラウザ拡張機能を用いたWEBふきだしによるガイド設定を推奨します。この方法であれば、既存システムに改修を加えることなく、手軽に操作ガイドを導入できます。
WEBふきだしツールは、ブラウザの拡張機能として手軽に導入できるため、システム改修は一切不要です。Chrome拡張機能をインストールするだけで、すぐに使い始めることができます。導入後すぐに、システム画面上に操作手順などを示すふきだし型のガイドを作成・表示できます。これにより、システム利用時の疑問をその場で解決でき、マニュアルや問い合わせの手間を大幅に削減できます。
業務効率化を実現するWEBふきだしは、Chrome拡張機能として提供されています。Chromeウェブストアにアクセスし、「WEBふきだし」を検索してインストールしてください。チームで利用する場合は、管理画面から共同利用したいユーザーを登録します。追加ユーザーはChrome拡張機能をインストールするだけで、作成されたヘルプガイドが共有されます。拡張機能が利用できない環境でも、WEBサイトにCDNを埋め込むことで参照が可能です。
WEBふきだしを用いて、社内システムに合わせたガイドを作成する主な手順をご紹介します。
複雑なシステム操作を、誰でも理解できるように整理します。例えば、稟議申請システムであれば、「申請書の選択」「必要事項の入力」「承認ルートの設定」「申請実行」といったステップに分解します。それぞれのステップで必要な情報をリストアップし、操作上の注意点なども明確にしましょう。
整理した操作手順に基づき、各ステップをふきだしで作成します。ふきだしには、操作内容を簡潔に記述し、わかりやすい表現を心がけてください。
各ステップに関連するFAQやマニュアル、ヘルプページへのリンクなどをふきだしに紐づけることで、ユーザーが必要な情報をすぐに参照できるようにします。例えば、「必要事項の入力」ステップで、入力項目に関する詳細な説明が必要な場合は、該当するFAQへのリンクを付加します。
作成したガイドを実際に利用してみて、わかりやすさや正確性を確認します。テストユーザーからのフィードバックを収集し、必要に応じて修正を加え、より効果的なガイドにブラッシュアップしましょう。
これらの手順に従うことで、社内システムの操作をスムーズにし、業務効率化に貢献するガイドを作成できます。
WEBふきだしは、社内システムの使いやすさを向上させ、業務効率化を実現するための強力なツールです。直感的な操作でシステムの複雑さを解消し、生産性向上に貢献します。
これまで、複雑な社内システムを使いこなすには膨大なマニュアルを読み込んだり、担当者に何度も問い合わせたりする必要がありました。しかし、WEBふきだし型のガイドを導入することで、これらの手間を大幅に削減できます。必要な情報が画面上にふきだしで表示されるため、操作手順を迷うことなくスムーズに進められます。
WEBふきだしは社内システムの課題を解決し、より快適な業務環境を実現するための、シンプルながらも効果的なソリューションです。ブラウザ拡張機能で簡単に導入でき、システムを修正せずにガイドを表示できます。また、ユーザー100人以下であれば無料で利用できます。さらに、画面操作を録画し、ふきだしに貼り付けることで動画による説明も可能です。複雑な社内システムの操作性向上にぜひお役立てください。
| 事業者名 | WEBふきだし合同会社 |
|---|---|
| 住所 | 〒140-0002 東京都品川区東品川1-19-9 401号 |
| TEL | 03-6260-1508 |
| メール | support@fukidashi.site |
| URL | https://fukidashi.site/ |