お役立ちコラム

作成・更新の負担

マニュアル作成には、業務内容の把握、文書化、図表作成など、多くの時間と労力を要します。さらに、定期的な更新も必要となるため、担当者の負担は大きくなりがちです。

形骸化

せっかく作成したマニュアルが活用されず、形骸化してしまうケースも散見されます。これは、マニュアルの内容がわかりにくい、アクセスしづらい、更新がされていないなどが原因として考えられます。

属人化の解消

特定の担当者に業務が集中し、ノウハウが共有されない「属人化」も課題です。担当者が不在になった場合、業務が滞ってしまうリスクがあります。マニュアル整備によって属人化を解消し、誰でも業務を遂行できる体制を構築することが重要です。

これらの課題を解決するためには、作成・運用方法を工夫する必要があります。例えば、ツールを活用して効率的に作成したり、検索しやすい場所に保管したり、定期的な更新を徹底したりするなど、自社に合った運用体制を確立していくことが重要です。

目的の明確化

マニュアル作成の目的を明確にすることは、効果的なマニュアル作成の第一歩です。

「誰のために」「何のために」作るのかを具体的に定めることで、マニュアルの内容や構成、表現方法などを適切に設計できます。

目的が不明確なまま作成されたマニュアルは利用者にとって理解しづらく、活用されない可能性が高くなります。

マニュアル作成の目的を検討する際には、以下のポイントを考慮するとよいでしょう。

対象読者

読者の知識レベルや経験、ニーズを把握することで、適切な内容と表現方法を選択できます。

マニュアルの用途

用途に合わせて必要な情報を取捨選択し、構成を工夫することで利用者の目的達成を支援できます。

期待される効果

期待される効果を明確にすることで、マニュアルの内容を効果的に設計できます。

これらのポイントを踏まえて具体的な目的を明確にすることで、利用者のニーズに合致した、効果的なマニュアルを作成できます。

周知・教育

せっかく作成したマニュアルも、社員がその存在を知らず、活用されなければ意味がありません。作成したマニュアルを有効活用してもらうためには、社員への周知徹底が重要です。

周知方法としては、以下の方法が考えられます。

周知方法	メリット	デメリット
社内イントラネットに掲載	社員がいつでもアクセス可能	更新を忘れて情報が古くなる可能性がある
メールで配信	確実に周知できる	すぐに埋もれてしまう可能性がある
説明会を実施	マニュアルの使い方を直接説明できる	時間と手間がかかる

どの方法が効果的かは、企業の規模や文化、マニュアルの内容によって異なります。自社に合った方法を選択しましょう。

また、マニュアルを実際に使ってもらうための教育も重要です。例えば、新入社員研修でマニュアルの使い方を説明したり、定期的に勉強会を開催したりするのも有効です。

フィードバックと改善

マニュアルは作成して終わりではなく、継続的に改善していくことが重要です。そのためには、利用者からのフィードバックを積極的に収集し、反映する仕組みが必要です。

フィードバックの収集方法としては、以下のようなものが考えられます。

• マニュアル内にフィードバックフォームを設置する
• アンケートを実施する
• 利用者へのヒアリングを行う
• メールで意見を募集する

また、フィードバックを反映する際には、以下の点に注意する必要があります。

• 改善内容と実施時期を明確にする
• 利用者に改善内容を周知する
• 定期的に改善状況を確認する

これらの取り組みを通じて、利用者のニーズに合った、より使いやすいマニュアルを目指しましょう。

操作方法をふきだしガイドで記述

マニュアル作成ツールを活用すれば、操作方法をふきだしガイドで記述できます。ふきだしガイドとは、画面の特定の場所にふきだしを表示させ、そこに操作方法を説明として加える手法です。

この手法のメリットは、文字だけでなく視覚的に操作手順を示すことで、ユーザーが直感的に理解しやすくなる点です。特に、複雑な操作や複数のステップが必要な場合に効果的です。

従来のマニュアルのように、文章で手順を説明するだけの場合、ユーザーはテキストと実際の画面を見比べながら操作する必要がありました。そのため、どの部分をどのように操作すればよいのかがわかりにくく、ミスや誤操作につながる可能性がありました。

ふきだしガイドを用いることで操作手順を画面上に直接表示できるため、ユーザーは迷うことなくスムーズに操作を進めることができます。さらに、ツールによっては、ふきだし内に画像や動画を埋め込むことも可能です。静止画だけでなく動画でも操作方法を説明することで、よりわかりやすく、理解しやすいマニュアルを作成できます。

システム用語ではなく、ユーザー目線でわかりやすい言葉を使う

マニュアルはシステム開発者ではなく、それを利用するユーザーのためのものです。そのためシステム用語ではなく、ユーザーにとって理解しやすい言葉で記述することが重要です。

専門用語を多用するとユーザーは内容を理解できず、マニュアルを読まなくなってしまう可能性があります。

ユーザーが誰なのかを明確にし、そのユーザーが理解できる言葉で記述することで、マニュアルの活用度を高めることができます。

言葉遣い	悪い例	良い例
専門用語	データベースをクエリする	データを検索する
抽象的な表現	適切なパラメータを設定する	値を入力する
曖昧な表現	しばらく待つ	30秒程度待つ

上記のように、専門用語や抽象的な表現ではなく、具体的な操作手順をわかりやすい言葉で記述することで、ユーザーはマニュアルの内容を理解しやすくなります。

また、ユーザーにとって馴染みのある言葉を使うことで親しみやすさが生まれ、マニュアルの利用率向上につながります。

動画マニュアルで視覚的にわかりやすく解説

複雑な操作や手順を伝える際に、動画マニュアルは非常に効果的です。テキストや静止画だけでは伝わりにくい動作や流れを視覚的に表現することで、理解度を飛躍的に向上させることができます。特に、新人教育や操作に不慣れなユーザーへのサポートにおいては、動画マニュアルの導入が大きな効果を発揮するでしょう。

静止画と動画のメリットを組み合わせるのもおすすめです。例えば、動画で全体の流れを説明した後、静止画で重要なポイントを強調する、といった構成も考えられます。

メディア	メリット	デメリット	活用例
動画	動作や流れを視覚的に理解しやすい	詳細な情報の確認には不向き	操作手順の説明、全体像の把握
静止画	情報をじっくり確認できる	動作や流れを伝えにくい	注意点の強調、資料の提示

このように動画と静止画を適切に組み合わせることで、より効果的なマニュアルを作成できます。