業務の効率化や属人化の回避。これらは多くの企業が抱える共通の課題と言えるでしょう。特に、組織内でノウハウが共有されず、特定の担当者に業務が集中してしまう状況は、企業の成長を阻害する大きな要因となります。このような状況を打破し、組織全体の生産性を向上させるための重要なツールとなるのが「マニュアル」です。
マニュアルと聞くと、「作成が大変そう」「すぐに使われなくなりそう」といったネガティブなイメージを持つ方もいるかもしれません。しかし、適切に作成・運用されたマニュアルは、企業にとって非常に強力な武器となります。
こちらでは、現場で本当に役立つマニュアル作成のコツ、活用テクニックについてご紹介します。
業務を効率化するためのマニュアルは、ただ作るだけでは十分ではありません。現場で実際に活用され、効果を発揮してこそ意味があります。
こちらでは、現場で本当に役立つマニュアルを作るためのコツを解説します。
マニュアルは、読む人にとってわかりやすいことが最も重要です。そのためには、簡潔な表現と専門用語の適切な使用が不可欠です。だれにとっても理解しやすいマニュアルを作成するためのポイントを解説します。
まず、簡潔な表現を心がけましょう。具体的には1文を短くし、修飾語を減らす、同じ意味の言葉を繰り返さないなどです。
また、専門用語は必要に応じて解説を加えましょう。専門用語が多い場合は、用語集を作成するのも効果的です。
ユーザーを想定し、どの程度の専門知識を持っているかを考慮しながら記述することが重要です。
これらの点を意識することで、だれにとっても理解しやすい、簡潔で効果的なマニュアルを作成できます。
マニュアルは作って終わりではありません。活用され、改善されていくことで真価を発揮します。そのためには、現場のフィードバックを積極的に取り入れることが重要です。現場の担当者は、実際にマニュアルを使用して業務を行うため、マニュアルの改善点や不足点に気づくことができます。
フィードバックを集める方法としては、以下のようなものが考えられます。
| 方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| アンケート | 多くの意見を集めやすい | 具体的な内容が集まりにくい場合がある |
| 面談 | 具体的な内容を深く聞ける | 時間と手間がかかる |
| グループインタビュー | 複数人の意見を同時に聞ける | 参加者の意見に偏りが出やすい場合がある |
これらの方法を組み合わせることで、より多くのフィードバックを集めることができます。現場からの意見を反映することで、マニュアルはより実用的で使いやすいものになります。
また、定期的にマニュアルの内容を見直し、改善していくことも重要です。業務内容や手順に変更があった場合は、速やかにマニュアルを更新することで常に最新の情報が反映された状態を保つことができます。
適切なツールを活用することは、マニュアル作成の効率化に不可欠です。目的に合ったツールを選ぶことで、作業時間を短縮し、より質の高いマニュアルを作成できます。
業務手順書向け、操作手順書向け、動画マニュアル向けなど、さまざまなタイプのツールがあります。目的に最適なツールを選択しましょう。
おすすめは、操作手順を画像と共にふきだしで解説できる機能を備えたツールです。ふきだしを使うことで、手順をより視覚的にわかりやすく説明することができ、ユーザーの理解度向上につながります。さらに、補足情報をふきだしで追加することで、より詳細な情報を提供することも可能です。
こういったツールを効果的に使用することで、よりわかりやすく、使いやすいマニュアルを作成できます。無料トライアルやデモで使い勝手を試してから、導入を検討することをおすすめします。
業務を効率化し、生産性を上げるためには、マニュアルが重要な役割を果たします。
こちらでは、現場で本当に役立つマニュアルを作るための基本手順を解説します。
まず、作成するマニュアルの目的を明確にしましょう。誰のために、何のために作るのかを定めることで、必要な情報が明確になります。
例えば、新入社員の研修用であれば基礎的な業務内容を網羅する必要がありますし、特定の業務の効率化を目指す場合はその業務に特化した詳細な手順を記載する必要があります。対象読者のスキルレベルも考慮し、専門用語の解説が必要かどうかなども検討しましょう。
目的と対象読者が明確になったら、必要な情報を集めましょう。既存の資料や、現場で働く従業員へのヒアリングを通して、現状の業務フローや課題点を洗い出します。また、過去のトラブル事例なども分析することで、マニュアルに盛り込むべき注意点や対策を明確にできます。
集めた情報を元に、マニュアルを作成します。全体像が把握しやすいように、目次や見出しを効果的に使い、情報を整理しましょう。複雑な手順は、フローチャートや図解を用いることで、視覚的に理解しやすくなります。
また、ふきだしなどを活用して重要なポイントを強調したり、補足情報を加えたりすることで、より実用的なマニュアルに仕上がります。
作成したマニュアルは関係者と共有し、フィードバックを集めましょう。実際にマニュアルを使用する現場の意見を取り入れることで改善点が見つかり、より使いやすいマニュアルへと進化させることができます。また、業務内容や手順の変更に合わせて、定期的にマニュアルを更新することも重要です。
これらの手順を踏むことで、現場で活用できる質の高いマニュアルを作成し、業務効率化を実現できます。
作成したマニュアルをチーム全体で効果的に活用するためには、いくつかのテクニックがあります。
こちらでは、その中でも特に効果的な方法をご紹介します。
複雑な操作手順をマニュアルに落とし込む際、文字だけで説明しようとするとどうしてもわかりづらくなってしまう場合があります。
手順をよりわかりやすく説明するために、ふきだしを活用してみましょう。ふきだしを使うことで操作手順を視覚的に表現でき、ユーザーの理解を促進できます。
ふきだしには操作の手順だけでなく、補足情報や注意点なども加えることができます。
例えば、以下のように操作手順をふきだし形式で表現することで、ユーザーは手順を容易に理解し、スムーズに操作を行うことができるようになります。
| 操作 | 補足情報・ポイント |
|---|---|
| ボタンをクリック | クリックするボタンの色は赤色です。間違えて隣のボタンを押さないように注意してください。 |
| テキストボックスに情報を入力 | 入力する情報は、名前とメールアドレスです。すべて半角で入力してください。 |
| 確認ボタンをクリック | 入力内容を確認後、クリックしてください。クリックすると、内容を修正できなくなります。 |
このように、ふきだしを用いることで操作手順をより視覚的にわかりやすく説明できます。特に、複雑な操作手順を説明する際に有効です。
補足情報をふきだしで追加することで、マニュアルをよりわかりやすく、理解しやすいものにできます。
ふきだしは、本文とは別に補足情報を加える際に役立ちます。例えば、操作手順中に出てくる専門用語の説明や、操作上の注意点などをふきだしに記載することで、ユーザーはスムーズに理解できます。
操作方法の説明など、静止画では伝えにくい情報は、動画で説明するのもいいでしょう。ふきだしに動画を貼り付けることで、より正確な情報を伝えることができます。特に、複雑な操作手順や、視覚的に理解しやすい内容を伝える際に有効です。例えば、機器の組み立て方やソフトウェアの使い方などを動画で示すことで、ユーザーの理解を深めることができます。
「複雑な操作手順を、みんなにわかりやすく説明できない…」
「マニュアルの内容がちゃんと伝わっているか不安…」
「マニュアルを作成しても、だれも使ってくれない…」
などのお悩みをお持ちなら、WEBふきだしをご利用ください。
WEBふきだしは、100人以下の規模であれば、無料でご利用いただけます。さらに、システムを変更することなく、簡単に導入できる点も魅力的です。ブラウザ拡張機能を使えば数分で環境を整えることが可能で、技術的な知識がなくてもスムーズに利用を開始できます。タグ要素を選んで、どんな場所でも配置が可能です。
また、ページ訪問者全員に対して情報をリアルタイムで反映できるため、新しいマニュアルの内容や手順をすぐに伝達できます。これにより、業務フローが途切れることなく、全員が最新の情報を共有できる環境が整います。
さらに、画面操作を録画して動画で共有する機能もございます。文章だけでは伝えきれない細かいノウハウも、視覚的に伝えられます。
「社内マニュアルをもっと活用して、業務を効率化したい」という課題をお持ちの企業様は多いのではないでしょうか。WEBふきだしは、そんな課題を解決するための強力なツールです。
「より詳細な内容を知りたい」「デモを試してみたい」という方は、お気軽にお問い合わせください。
| 事業者名 | WEBふきだし合同会社 |
|---|---|
| 住所 | 〒140-0002 東京都品川区東品川1-19-9 401号 |
| TEL | 03-6260-1508 |
| メール | support@fukidashi.site |
| URL | https://fukidashi.site/ |